Автоматически фиксировать рабочее время сотрудников помогает специальный терминал. Его использование помогает компаниям оптимизировать трудовые процессы, сократить расходы на ручной учет. Современный терминал учета рабочего времени обладает рядом преимуществ, но внедрением должны заниматься профессионалы.
Преимущества использования
Автоматизированные системы учета становятся неотъемлемой частью работы большинства компаний. Потому что обладают высокой эффективностью, удобством использования. Основные преимущества данного решения включают в себя следующее:
- Точность, автоматизация. Терминал позволяет исключить человеческий фактор. Он периодически приводит к ошибкам. Учет осуществляется автоматически на основе предъявления идентификаторов: специальных карт, отпечатков пальцев, других средств.
- Удобство. Сотрудники видят время прихода на работу и ухода, что помогает им контролировать собственный график. Устройство уведомляет о нарушениях, если они случаются.
- Снижение административной нагрузки. Руководители, бухгалтеры освобождаются от необходимости вручную вести учет рабочего времени. Терминал автоматически формирует отчеты, табели, уведомления.
- Гибкость системы. Терминалы поддерживают сменные, недельные, скользящие типы графиков. Грамотная настройка позволяет адаптировать систему под любые процессы компании, выбрать оптимальный вариант.
- Создание оправдательных бумаг. В случае отсутствия сотрудника система позволяет быстро, без лишних усилий оформить документы на отпуск, больничный, сверхурочную работу.
Этапы внедрения терминала
Внедрение системы учета рабочего времени состоит из нескольких ключевых этапов:
- Подготовка. Необходимо собрать учетные данные всех сотрудников, включая их ФИО, должности, рабочие графики. Важно определить идентификаторы, которые будут использоваться для фиксации времени.
- Адаптация программы. После ввода данных о сотрудниках система настраивается под конкретные графики работы. Они могут быть сменными, недельными, индивидуальными.
- Выбор идентификаторов. Сотрудники могут использовать карточки, отпечатки пальцев, другие способы. Идентификаторы позволяют исключить ошибки в регистрации необходимой информации.
- Проверка системы. После настройки важно протестировать терминал, чтобы убедиться в его корректной работе. На этом этапе могут быть выявлены, устранены возможные ошибки.
- Запуск. Важно обучить сотрудников правильному использованию терминала. Они должны знать, как предъявлять идентификатор, проверять собственное рабочее время.
Отчеты
Одним из важнейших элементов терминала является возможность формирования отчетов об отработанном времени. Система автоматически генерирует данные о количестве часов, переработках, нарушениях графика. На основе этой информации создается табель в формате Т-13. Его можно передать в бухгалтерию. Для случаев, когда требуется оформить сверхурочные или больничные, система предоставляет возможность создания новых типов оправдательных документов. Это упрощает учет, делает его максимально прозрачным, удобным.
Терминал — незаменимый инструмент для любой компании, стремящейся повысить эффективность персонала, снизить административные затраты. Он позволяет автоматизировать многие процессы, контролировать соблюдение графика, облегчить формирование отчетности. Внедрение специальной программы потребует некоторых усилий на начальном этапе, но в будущем это окупится за счет оптимизации процессов, повышения дисциплины сотрудников.